תבניות משמשות לשליחת הודעות שחוזרות על עצמן, כמו תזכורת לאירוע או ביטולו. באמצעותן ניתן לנסח הודעה פעם אחת, לשלב משתנים דינמיים (מאקרואים) הנמשכים מהמידע של המשתמשים, ולחסוך זמן על ניסוח חוזר של אותה הודעה.
ניתן ליצור ולשמור תבניות לשליחה באימייל, וואטסאפ ו-SMS.
במקרה של וואטסאפ, יש להגיש את התבנית לאישור מוקדם של חברת מטא (Meta). לאחר קבלת האישור – ניתן להשתמש בתבנית ללא מגבלה.
יצירה של תבנית חדשה - אימייל
לחיצה על כפתור צור תבנית חדשה תאפשר ליצור תבנית ללא בחירה בחברי קהילה או נרשמים.
לחיצה על כפתור צור תבנית חדשה תאפשר ליצור תבנית ללא בחירה בחברי קהילה או נרשמים.
בשדה פלטפורמה יש ללחוץ על כפתור החץ ולבחור בפלטפורמה אימייל.
כעת יש למלא את השדות המופיעים לפני סדר הופעתם:
שם תבנית - הגדירו שם לתבנית. שם זה ישמש לאיתור התבנית לקראת השליחה ויהיה גלוי למנהלים במערכת בלבד . נמליץ על יצירת תבניות המתאימות לתרחיש מסוים שיחזור על עצמו ולא עבור מקרה ספציפי, לכן למשל ניתן להגדיר תבניות ׳תזכורת למחר + אישורי הגעה׳, ׳תזכורת לאירוע היום׳, ׳ביטול אירוע׳, ׳פרסום מפגשי החודש בקהילה׳ ועוד.
נושא - הוסיפו נושא קצר. כותרת זו תהיה גלויה בהודעת המייל שתשלח למשתמשים, נמליץ לציין את שם האירוע בכותרת ו/או את שם הקהילה.
תוכן ההודעה - הקלידו את תוכן ההודעה המבוקשת בחלונית תוכן ההודעה, והוסיפו לה מן המשתנים שמופיעים מטה, היעזרו במדריך כאן.
שימו לב: המיילים ישלחו למשתמשים מכתובת המייל [email protected]. ממליצים ליצור עימנו קשר כדי להחליף את כתובות המייל שתהיה מותאמת לארגון שלכם 🌸
יצירה של תבנית חדשה - וואטסאפ
יש להיכנס למערכת הניהול לאובייקט המבוקש בלשונית האובייקטים או לשונית חברי הקהילה וללחוץ על כפתור תבניות המופיע מעל טבלת החברים/רשומים.
לחיצה על כפתור צור תבנית חדשה תאפשר ליצור תבנית ללא בחירה בחברי קהילה או נרשמים.
בשדה פלטפורמה יש ללחוץ על כפתור החץ ולבחור בפלטפורמה וואטסאפ.
כעת יש למלא את השדות המופיעים לפני סדר הופעתם:
שם תבנית - יש להגדיר את השם לתבנית, שם זה ישמש לאיתור התבנית לקראת השליחה ויהיה גלוי למנהלים במערכת בלבד . נמליץ על יצירת תבניות המתאימות לתרחיש מסוים שיחזור על עצמו ולא עבור מקרה ספציפי, לכן למשל ניתן להגדיר תבניות תזכורת למחר + אישורי הגעה ׳, ׳תזכורת לאירוע היום׳, ׳ביטול אירוע׳, ׳פרסום מפגשי החודש בקהילה׳ ועוד.
שפה - יש לבחור בשפה המבוקשת, למשל עברית.
קטגוריה - אין צורך לעדכן את השדה.
סוג כותרת - טקסט: ידרוש להזין כותרת בשורת הנושא המופיעה בהמשך. אם תבחרו בסוג הכותרת את האפשרות להוסיף תמונה, תדרשו להעלות תמונה ולא תוכלו להזין נושא להודעה.
ניסוח תוכן ההודעה
נושא - הוסיפו נושא קצר, עד 3 מילים. כותרת זו תהיה גלויה בהודעה שתשלח למשתמשים.
תוכן ההודעה - הקלידו את תוכן ההודעה המבוקשת בחלונית תוכן ההודעה, והוסיפו לה מן המשתנים שמופיעים מטה, היעזרו במדריך כאן.
שמרו את התבנית על ידי לחיצה על כפתור שמור.
מעקב אחר סטטוס אישור התבנית
בלחיצה נוספת על כפתור תבניות תוכלו לעקוב אחר סטטוס אישור התבנית. לאחר אישורה, ניתן יהיה לאתר אותה בכפתור שליחת הודעה > שליחת תבנית מאושרת.
צפייה בתבניות קיימות
יש להיכנס למערכת הניהול לאובייקט המבוקש בלשונית האובייקטים או לשונית חברי הקהילה וללחוץ על כפתור תבניות.
הלחיצה על כפתור תבניות תאפשר לצפות בטבלה המרכזת בכל התבניות שנוצרו במרחב ולראות את סטטוס האישור שלהן על ידי מטא/וואטסאפ.
ניתן לצפות בתבניות השמורות לפי הפלטפורמה לשליחה - וואטסאפ, סמס ואימייל.
חיווי לסטטוס התבנית מול Meta:
ירוק - אושר
צהוב - ממתין/טרם אושר
אדום/לבן - נדחה
סרטון הדרכה קצר