שלב ראשון - בחירת הודעת ה׳טריגר׳ הרצויה

לחצו על לשונית ׳הגדרת הודעות׳ בסרגל הכחול שבמערכת הניהול.

✔️ לאחר הלחיצה יפתח ׳תפריט הגדרת הודעות׳ בו ניתן: להפעיל, לערוך וליצור את תבניות ההודעה לפעולות שונות שמתבצעות.

ℹ️ לסוגי הודעות טריגר והאפשרויות הקיימות שניתן להפעיל

2. בחרו ולחצו על על ׳הודעת הטריגר׳ שברצונכם לערוך בהתאם לתרחיש ולנמען.
למשל הטריגר לשורת ההודעות הראשונה, הוא כאשר מתבצע רישום לאובייקט גדול. אז באופן אוטומטי יכולות להיות מופעלות הודעות לחבר/ת הקהילה אשר השלימו את הרישום, למוביל/ה שיצרו את האובייקט ו/או לכל המנהלים במרחב.

אם ברצוני לערוך את ההודעה המתקבלת באופן אוטומטי לאחר ההרשמה אצל חברי הקהילה, יש ללחוץ על התיבה הראשונה.

✔️ לאחר מכן ייפתח חלון הודעת הטריגר ובו שלושת סוגי ערוצי שליחת ההודעה בהם ניתן להשתמש: (אפשרויות אלו הן בהתאם לחבילה שנקבעה מראש לארגון)

סמס
וואטסאפ
מייל

שלב שני - יצירת תבנית חדשה וכניסה לחלונית ההודעה

לחצו על ׳תפריט תבניות׳ - בו תופיע רשימת התבניות שנשמרו עד כה.
ב׳תפריט התבניות׳ לחצו על ׳➕תבנית חדשה׳
לאחר הלחיצה החלוניות יהיו ריקות וכפתור ׳שמור תבנית וברירת מחדל׳ יהיה לחיץ. כעת ניתן ליצור הודעה (תבנית) חדשה.
לחצו על סמל ׳העיפרון׳ ✏️ או על אזור תיבת הטקסט בחלונית בפלטפורמה הרצויה לכניסה לחלון עריכת ההודעה.

שלב שלישי - כתיבת הודעת ה-׳טריגר׳

ניסוח הודעת וואטסאפ

✔️ לאחר הלחיצה על חלון פלטפורמת whatsapp, תפתח חלונית עריכת הודעה הכוללת את השדות הבאים:

תיבת שפה - לבחירת שפת ההודעה
קטגוריה של meta - אין לערוך תיבה זו
נושא - יופיע ככותרת מודגשת בהודעת הוואטסאפ
תיבת טקסט - תוכן ההודעה
תיבת סיומת - לא ניתן לעריכה, יופיע בסוף ההודעה כטקסט אפור וקטן יותר.
חיפוש ׳משתנים׳ ע״י כתיבת שם ׳המשתנה׳ (או חלקו).
תפריט כלל ׳המשתנים׳ הקיימים - ניתן לגולל מטה ל׳משתנים׳ נוספים.

✔️ כתבו את ההודעה לפי תיבות הטקסט: נושא ותוכן ההודעה.

📍דגשים לכתיבת ׳נושא׳

חובה להשתמש בנושא.
הנושא מוגבל לעד 60 תווים.
ניתן להשתמש ב׳משתנה׳ אחד.
לא מומלץ להשתמש באימוג׳ים.

✳️ דוגמה לנושא בהודעת תזכורת - ״תזכורת ל-[שם אירוע/פעילות]״.
בשורת הנושא - ניתן להשתמש ב׳משתנה׳ ׳שם הפעילות׳ כך: תזכורת ל - {group_name}.

📍דגשים לכתיבת ׳תוכן ההודעה׳

מומלץ להשתמש ולהכניס משתנים בתוכן ההודעה על-מנת שהתבנית תהיה רלוונטית למקרים שחוזרים על-עצמם.
התוכן מוגבל לעד 1024 תווים.
על מנת שההודעה תאושר - מומלץ להשתמש בלא יותר מ-8 משתנים.
נמליץ להשתמש במשתנים המושכים את פרטי הנמען, כמו השם ופרטי האירוע אליו נרשם, ומייצרים הודעה פרסונלית למרות שנשלחת בכל פעם לנמען אחר.

ניסוח הודעת אימייל

כתבו את כותרת המייל בשורת ׳הנושא׳ - נמליץ להשתמש ב׳משתנים׳ גם בכותרת.

💡מומלץ! למשל להשתמש ב׳משתנים׳ של ׳שם הקהילה או ׳שם הפעילות׳ לכותרת המייל
כך שיהיה ברור לנמען מה הנושא של המייל ומדוע נשלח.

לאחר מכן כתבו את תוכן ההודעה.

לשמירת ההודעה לחצו ׳אישור׳ - לאחר הלחיצה תחזרו למסך הגדרת ההודעות.

✔️ לשמירת ההודעה לחצו ׳אישור׳ - לאחר הלחיצה תחזרו למסך הגדרת ההודעות.

לאחר השמירה, ניתן יהיה לראות את את טקסט ההודעה כתצוגה מקדימה בחלונית בהתאם לפלטפורמות בהן שמרתם את ההודעות.

שלב רביעי - שמירת הודעה כתבנית חדשה

לחצו על כפתור ׳שמור תבנית וברירת מחדל׳ הממוקם בצד שמאל בחלקו העליון של מסך הגדרת ההודעות.
הגדירו את שם התבנית שתוכלו לזהות אותה בעתיד ולחצו על ׳שמור׳. למשל אישור לאחר הרשמה עם התאריך בו יצרתם את התבנית, או אישור הרשמה לאירוע אונליין.

⚠️ שימו לב! בדקו היטב את ההודעות לפני שמירת התבנית.

לאחר שמירת ההודעה כתבנית - ניתן יהיה לערוך רק את התבנית בפלטפורמת אימייל.

אחר שמירת ההודעה בוואטסאפ - ההודעה צריכה לקבל אישור של חברת meta. מרגע שהועברו לאישור תבניות בוואטסאפ לא ניתנות לעריכה או שינוי.

שלב חמישי - בדיקת סטאטוס והפעלת ההודעה

על-מנת לבדוק את הסטאטוס של התבנית ושהיא אושרה:

רענון - בחרו בתפריט התבניות תבנית אחרת או צאו מחלון ההודעה וחזרו אליו.
בחרו את התבנית שאותה שמרתם בשם בכניסה ל׳תפריט התבניות׳ ולחצו עליה.
עם בחירת התבנית ששמרתם תוכלו לראות את ׳אישור הסטאטוס׳ בצידו הימני העליון של חלון הודעות הוואטסאפ.